ProSafeMed · Rechtliches
Datenschutzerklärung
Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten nach der DSGVO
Digital organisiert & persönlich betreut. Wir informieren Sie transparent über den Umgang mit Ihren Daten.
Diese Erklärung informiert über unsere öffentliche Website, Kontakt- und Angebotsanfragen sowie die digitale ProSafeMed-Kundenplattform. Für Datenverarbeitungen im Auftrag eines Kundenunternehmens und für arbeitsmedizinische Leistungen können zusätzliche Datenschutzinformationen gelten.
01 · Verantwortlicher
ProSafeMed UG (haftungsbeschränkt)
Tilsiter Straße 15
24539 Neumünster
Deutschland
E-Mail: info@prosafemed.de
Website: www.prosafemed.de
Über diese Kontaktdaten können Sie uns auch in Datenschutzangelegenheiten erreichen. Bei einer Verarbeitung im Auftrag eines Kundenunternehmens ist für die Zwecke und Rechtsgrundlagen der jeweiligen Beschäftigtendatenverarbeitung grundsätzlich das betreffende Kundenunternehmen verantwortlich.
02 · Website & Hosting
Unsere Website wird mit WordPress betrieben. Für Hosting und technische Infrastruktur nutzen wir Dienstleistungen von Hostinger.
Beim Abruf der Website fallen technisch erforderliche Daten an, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seiten, Browser- und Geräteinformationen sowie gegebenenfalls technische Fehlermeldungen.
Die Verarbeitung erfolgt zur Auslieferung der Website, Fehlerbehebung und Abwehr von Angriffen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im zuverlässigen und sicheren Betrieb.
Informationen des Anbieters: Hostinger Datenschutz.
03 · Kontakt, Angebote & Termine
Kontakt und Preisberechnung
Wenn Sie uns kontaktieren oder unseren Preisrechner beziehungsweise ein Angebotsformular nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten: beispielsweise Name, geschäftliche Kontaktdaten, Unternehmensanschrift, Branche, Beschäftigtenzahl, gewünschte Leistungen, kalkulierte Preise und Ihre Nachricht.
Für Websiteformulare verwenden wir Fluent Forms Pro innerhalb unserer WordPress-Installation. Formulareinträge können dort gespeichert und zur weiteren Angebotsbearbeitung in unsere Verwaltung übernommen werden.
Angebotsbearbeitung und E-Mail
Zur Bearbeitung von Anfragen und Angeboten verwenden wir unsere ProSafeMed-Verwaltung mit Supabase. Für automatisierte Übermittlungen, Angebots- und Vertrags-E-Mails sowie zugehörige PDF-Dokumente nutzen wir – soweit der jeweilige Ablauf dies vorsieht – Make. Geschäftliche E-Mail-Postfächer werden über Hostinger betrieben.
Terminbuchung
Für online buchbare Termine verlinken wir auf Calendly. Beim Aufruf der externen Buchungsseite erfolgt eine Datenverarbeitung durch Calendly; bei einer Buchung erhalten wir die zur Organisation des Termins erforderlichen Angaben. Weitere Informationen: Calendly Datenschutz.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung oder Anbahnung eines Vertrags mit Ihnen persönlich erforderlich ist. Bei Anfragen im Namen eines Unternehmens stützen wir uns regelmäßig auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Bearbeitung geschäftlicher Anfragen und Kundenkommunikation). Gesetzliche Dokumentationspflichten beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
04 · Cookies & Einwilligungen
Wir verwenden Cookies und vergleichbare Technologien. Technisch notwendige Funktionen dienen beispielsweise der sicheren Anmeldung, Sitzungsverwaltung und Speicherung Ihrer Datenschutzauswahl. Soweit hierfür ein Endgerätezugriff erforderlich ist, richtet er sich nach § 25 TDDDG.
Für nicht notwendige Technologien holen wir vor dem Zugriff eine Einwilligung ein, soweit gesetzlich erforderlich. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten beruht dann grundsätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Notwendige Datenverarbeitungen können – je nach Zweck – auf Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO beruhen.
Wir nutzen Complianz zur Verwaltung von Einwilligungen. Dort können Sie optionale Kategorien akzeptieren, ablehnen oder individuell auswählen. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ändern oder widerrufen.
Die Cookie-Verwaltung erreichen Sie über die auf der Website angebotene Funktion „Datenschutz-Einstellungen“. Angaben zu den tatsächlich verwendeten Cookies und deren Laufzeiten finden Sie in dieser Einwilligungsverwaltung.
05 · Kundenplattform & Benutzerkonten
Die ProSafeMed-Plattform unterstützt Kundenunternehmen bei der digitalen Organisation von Arbeitsschutz- und Betreuungsprozessen. Für die Bereitstellung nutzen wir insbesondere Supabase für Datenbank, Benutzeranmeldung, Dateispeicher und serverseitige Funktionen.
Je nach gebuchten Modulen werden Benutzer-, Unternehmens- und Standortdaten, Rollen und Zugriffsberechtigungen, Beschäftigtenzuordnungen, Maßnahmen, Gefährdungsbeurteilungen, Dokumente, Bearbeitungsstände und technische Nutzungsdaten verarbeitet.
Der Zugriff erfolgt mit personenbezogenen Benutzerkonten und mandantenbezogenen Berechtigungen. Für technische Sicherheits- und Fehleranalysen können Protokolldaten anfallen. Die Verarbeitung richtet sich nach den jeweils genutzten Funktionen und vertraglichen Vereinbarungen.
Bei Beschäftigtendaten, die ProSafeMed im Auftrag eines Kundenunternehmens verarbeitet, bestimmt grundsätzlich dieses Unternehmen Zwecke und Rechtsgrundlagen. Eine erforderliche Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO regelt den jeweiligen Auftrag.
06 · Digitale Unterweisungen, Streaming & Nachweise
Unterweisungsplattform
Unsere Kunden können Sicherheitsunterweisungen mit Audio, Videoinhalten und Präsentationen bereitstellen. Zur Organisation werden insbesondere Mitarbeiter-/Benutzerkennung, Mandantenzuordnung, Schulungsthema, Lernfortschritt, Bearbeitungszeitpunkte, Quiz-Ergebnisse, Abschlussstatus und Nachweiskennzeichen verarbeitet.
Die Nachweisverwaltung erfolgt in der ProSafeMed-Plattform. Dazu gehören auch die Anzeige und der Ausdruck von Unterweisungsnachweisen. Die jeweiligen Daten bleiben den berechtigten Benutzern und dem zuständigen Kundenunternehmen zugeordnet.
Medienwiedergabe über Vimeo
Die eigentlichen Audio- und Videomedien werden über Vimeo bereitgestellt. Beim Laden des Players beziehungsweise Starten eines Mediums kann eine Verbindung zu Vimeo entstehen. Dabei können IP-Adresse, technische Geräte- und Browserdaten sowie Wiedergabeinformationen verarbeitet werden.
Im Mitarbeiter-E-Learning setzen wir für eingebettete Vimeo-Medien den Parameter dnt=1 ein. Dieser schränkt Vimeo-Sitzungsdaten und Analysen ein, verhindert jedoch nicht jede technische Datenübertragung oder sämtliche erforderlichen Cookies.
Informationen: Vimeo Datenschutz.
Die Verarbeitung von Unterweisungs- und Nachweisdaten richtet sich nach der rechtlichen Verantwortung des Kundenunternehmens, insbesondere seinen gesetzlichen Unterweisungspflichten und den jeweils anwendbaren Beschäftigtendatenschutzvorschriften. Soweit ProSafeMed eigene berechtigte Interessen verfolgt oder Vertragspflichten gegenüber einzelnen Nutzern erfüllt, kommen ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f beziehungsweise b DSGVO in Betracht. Für einwilligungsbedürftige externe Medienzugriffe ist eine gesonderte Rechtsgrundlage beziehungsweise Einwilligung erforderlich.
07 · Arbeitsmedizin & Gesundheitsdaten
Arbeitsmedizinische Untersuchungen, Beratungen und Vorsorgen können die Verarbeitung besonders geschützter Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO erfordern. Dafür gelten gesonderte rechtliche Voraussetzungen sowie die ärztliche Schweigepflicht.
Medizinische Befunde und Diagnosen sind nicht mit allgemeinen Arbeitgeberdaten oder gewöhnlichen Unterweisungsnachweisen gleichzusetzen. An Arbeitgeber dürfen nur Informationen weitergegeben werden, für die eine tragfähige gesetzliche Grundlage besteht.
Über die konkrete arbeitsmedizinische Verarbeitung, die jeweilige verantwortliche Stelle, Rechtsgrundlagen und Aufbewahrungsfristen wird im entsprechenden Behandlung-/Vorsorgekontext gesondert informiert.
08 · Dienstleister & Datenübermittlungen
Je nach genutzter Funktion können unsere technisch oder organisatorisch eingebundenen Dienstleister Daten erhalten oder in unserem Auftrag verarbeiten. Dazu zählen insbesondere:
Fluent Forms Pro arbeitet als Formular-Plugin in unserer WordPress-Installation. Eine eigenständige Cloud-Speicherung allein durch den Einsatz des Plugins wird damit nicht behauptet.
Bei einzelnen Dienstleistern und Unterauftragnehmern kann eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden, insbesondere in den USA. Soweit personenbezogene Daten in Drittländer übermittelt werden, erfolgt dies nach den Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO, beispielsweise auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Standardvertragsklauseln.
Die konkret anwendbaren Schutzmechanismen richten sich nach Dienst, Empfänger und Vertragskonstellation. Informationen hierzu können Sie bei uns anfragen.
09 · Datensicherheit
ProSafeMed setzt technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO ein. Dazu gehören insbesondere verschlüsselte Übertragungen, rollenbezogene Zugriffsregeln, die Trennung von Kundenmandanten, Berechtigungsprüfungen und Maßnahmen zur Wiederherstellbarkeit.
Unser Sicherheitskonzept sieht unter anderem verschlüsselte Sicherungen sowie Prüfungen der Wiederherstellung vor. Sicherheitsmaßnahmen werden unter Berücksichtigung von Risiken, technischem Stand und betrieblichen Anforderungen überprüft und weiterentwickelt.
Die Einzelheiten der für eine Auftragsverarbeitung vereinbarten Maßnahmen sind Bestandteil unserer Vertrags- beziehungsweise TOM-Dokumentation.
10 · Speicherdauer & Löschung
Personenbezogene Daten verarbeiten wir nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche beziehungsweise vertragliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
- Kontakt- und Angebotsanfragen: grundsätzlich während der Bearbeitung sowie solange eine erforderliche Nachverfolgung oder eine rechtliche Aufbewahrungspflicht besteht.
- Verträge und Geschäftskorrespondenz: entsprechend den anwendbaren handels- und steuerrechtlichen Pflichten.
- Kunden- und Benutzerkonten: nach Vertragsdauer, Berechtigungsbedarf und den vereinbarten Regeln zur Rückgabe und Löschung.
- Unterweisungsnachweise: entsprechend den Dokumentationspflichten des verantwortlichen Kundenunternehmens und der vereinbarten Auftragsverarbeitung.
- Technische Protokolle und Sicherungen: nach zweckgebundenen, gesonderten Aufbewahrungs- und Löschzyklen.
Bei Daten, die wir im Auftrag verarbeiten, richten sich Rückgabe und Löschung auch nach den dokumentierten Weisungen des jeweiligen Verantwortlichen. Medizinische Unterlagen unterliegen eigenständigen Vorgaben.
11 · Ihre Rechte & Beschwerdemöglichkeit
Nach Maßgabe der DSGVO haben Sie das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), gegebenenfalls Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Wenn Sie uns kontaktieren möchten: info@prosafemed.de. Bei personenbezogenen Daten, die wir im Auftrag Ihres Arbeitgebers verarbeiten, können Sie sich auch unmittelbar an diesen wenden.
Sie können sich gemäß Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für ProSafeMed ist grundsätzlich zuständig:
Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD)
Holstenstraße 98
24103 Kiel
www.datenschutzzentrum.de
Stand dieser Datenschutzerklärung: 09. Oktober 2026. Wir aktualisieren die Hinweise, wenn sich unsere Datenverarbeitung oder rechtliche Anforderungen ändern.